Awaria chłodni i utrata towaru – jakie ryzyka zagrażają przedsiębiorcom?

Jedna awaria może oznaczać znacznie więcej niż koszt naprawy urządzenia

Przedsiębiorcy wykorzystujący chłodnie i mroźnie na co dzień koncentrują się przede wszystkim na zapewnieniu ciągłości produkcji lub sprzedaży. Tymczasem nawet krótkotrwała awaria urządzenia chłodniczego może spowodować straty wielokrotnie przewyższające koszt samej naprawy agregatu.

W wielu przypadkach największym problemem nie jest uszkodzenie urządzenia, lecz utrata środków obrotowych.

Rozmrożone:

• mięso,
• ryby,
• nabiał,
• mrożonki,
• leki,
• inne produkty wymagające kontrolowanej temperatury,

często nie nadają się już do dalszej sprzedaży ani wykorzystania.

Do tego dochodzą:

• koszty utylizacji,
• naprawy urządzeń,
• zakupu nowego towaru,
• utrata możliwości realizacji zawartych kontraktów.

Z naszego doświadczenia jako brokera ubezpieczeniowego wynika, że właśnie ten efekt domina stanowi największe zagrożenie. Jedno pozornie niewielkie zdarzenie potrafi uruchomić serię kolejnych konsekwencji finansowych, które dotykają niemal każdego obszaru działalności przedsiębiorstwa.

Które branże są najbardziej narażone?

Ryzyko awarii urządzeń chłodniczych występuje wszędzie tam, gdzie utrzymanie odpowiedniej temperatury jest warunkiem zachowania jakości produktów.

Dotyczy to przede wszystkim:

• producentów żywności,
• zakładów przetwórstwa spożywczego,
• hurtowni spożywczych,
• sieci handlowych,
• sklepów spożywczych,
• chłodni składowych,
• centrów logistycznych,
• restauracji,
• firm cateringowych,
• mleczarni,
• zakładów mięsnych,
• producentów lodów,
• producentów ryb,
• producentów owoców morza,
• laboratoriów,
• firm farmaceutycznych,
• magazynów przechowujących szczepionki,
• magazynów przechowujących leki wymagające kontrolowanej temperatury.

Im większa wartość jednorazowo przechowywanego towaru, tym większe znaczenie ma świadome zarządzanie ryzykiem oraz odpowiednio skonstruowany program ubezpieczeniowy.

Dlaczego awarie chłodni są tak kosztowne?

Skutki awarii chłodni rozwijają się bardzo szybko.

Początkowo dochodzi jedynie do zatrzymania pracy agregatu lub spadku jego wydajności. Jeżeli problem nie zostanie odpowiednio wcześnie wykryty, temperatura zaczyna stopniowo rosnąć.

Na tym etapie przedsiębiorca często nie zdaje sobie jeszcze sprawy z zagrożenia. Z zewnątrz urządzenie może wyglądać na sprawne, podczas gdy wewnątrz komory zachodzą już procesy pogarszające jakość przechowywanych produktów.

W przypadku żywności nawet niewielkie odchylenia od wymaganych parametrów mogą oznaczać utratę przydatności do spożycia.

W branży farmaceutycznej skutki bywają jeszcze poważniejsze, ponieważ naruszenie warunków przechowywania często wymusza wycofanie całej partii produktów.

Do tego dochodzą kolejne wydatki:

• diagnostyka urządzeń,
• naprawa agregatu,
• zakup części zamiennych,
• wynagrodzenie serwisu,
• utylizacja towaru,
• zakup nowych zapasów,
• opóźnienia w realizacji zamówień,
• utrata klientów,
• przestój produkcji.

Łączna wartość szkody bywa wielokrotnie wyższa niż wartość samego urządzenia chłodniczego.

Najczęstsze przyczyny awarii chłodni

Awarie mechaniczne urządzeń

Do uszkodzeń dochodzi między innymi wskutek:

• awarii sprężarki,
• uszkodzenia wentylatorów,
• nieszczelności instalacji,
• rozszczelnienia układu chłodniczego,
• uszkodzenia zaworów,
• zatarcia elementów ruchomych,
• awarii sterowników.

Część usterek pojawia się nagle, inne rozwijają się stopniowo i przez dłuższy czas nie dają wyraźnych objawów.

Problemy z instalacją elektryczną

Drugą bardzo częstą przyczyną szkód są zdarzenia elektryczne:

• przepięcia,
• zwarcia,
• zanik jednej z faz,
• wahania napięcia,
• uszkodzenie rozdzielni,
• uszkodzenie układów sterujących.

Rosnąca automatyzacja urządzeń chłodniczych sprawia, że nowoczesne instalacje są szczególnie wrażliwe na zakłócenia parametrów zasilania.

Przerwy w dostawie energii

Nawet całkowicie sprawna chłodnia nie zadziała bez zasilania.

Regionalne awarie sieci energetycznej, uszkodzenia linii przesyłowych czy skutki gwałtownych zjawisk atmosferycznych mogą doprowadzić do zatrzymania agregatów.

Jeżeli przedsiębiorca nie dysponuje zasilaniem awaryjnym ani procedurami reagowania, temperatura w komorach zacznie rosnąć już po stosunkowo krótkim czasie.

Błędy ludzkie

Nie każda szkoda wynika z awarii technicznej.

W praktyce zdarzają się także przypadki spowodowane przez człowieka, takie jak:

• niezamknięcie drzwi komory chłodniczej,
• nieprawidłowa obsługa sterowników,
• wyłączenie urządzeń podczas prac serwisowych,
• błędne ustawienie parametrów pracy,
• brak reakcji na alarm informujący o wzroście temperatury.

Dlatego procedury postępowania oraz szkolenia pracowników są równie ważne jak stan techniczny urządzeń.

Jedna awaria – wiele różnych szkód

Przedsiębiorcy często utożsamiają awarię chłodni z koniecznością naprawy agregatu. W rzeczywistości jest to zwykle najmniejszy element całej szkody.

Największe straty powstają wskutek zdarzeń następczych, których nie da się uniknąć po utracie właściwych warunków przechowywania towaru.

Utrata środków obrotowych

Najbardziej oczywistą konsekwencją awarii jest utrata towaru przechowywanego w chłodni lub mroźni.

Może dotyczyć między innymi:

• mięsa i wędlin,
• ryb i owoców morza,
• nabiału,
• mrożonek,
• owoców i warzyw,
• wyrobów cukierniczych,
• półproduktów spożywczych,
• leków,
• szczepionek,
• odczynników laboratoryjnych,
• produktów chemicznych wymagających kontrolowanej temperatury.

Nie zawsze musi dojść do całkowitego rozmrożenia. W wielu przypadkach już krótkotrwałe przekroczenie dopuszczalnej temperatury powoduje utratę właściwości produktu lub uniemożliwia jego dalszą sprzedaż.

Koszty utylizacji

Utrata towaru oznacza nie tylko konieczność zakupu nowych zapasów, ale również koszty zagospodarowania produktów, które nie nadają się już do sprzedaży.

W przypadku żywności utylizacja musi zwykle przebiegać zgodnie z przepisami sanitarnymi i zostać odpowiednio udokumentowana.

Koszty te bywają znaczące, szczególnie przy dużych partiach:

• mięsa,
• ryb,
• produktów pochodzenia zwierzęcego.

Naprawa urządzeń chłodniczych

Koszty naprawy zależą od rodzaju uszkodzenia oraz dostępności części zamiennych.

Mogą obejmować między innymi:

• wymianę sprężarki,
• naprawę układu sterowania,
• usunięcie nieszczelności,
• uzupełnienie czynnika chłodniczego,
• wymianę automatyki,
• naprawę instalacji elektrycznej.

Do tego dochodzą koszty:

• diagnostyki,
• dojazdu serwisu,
• robocizny.

Przestój działalności

W wielu przedsiębiorstwach brak sprawnej chłodni oznacza wstrzymanie podstawowej działalności.

Zakład nie może:

• przyjmować dostaw,
• realizować zamówień,
• prowadzić produkcji.

Jednocześnie przedsiębiorca nadal ponosi koszty stałe, takie jak:

• wynagrodzenia,
• czynsz,
• raty leasingu,
• media,
• koszty administracyjne.

Przychody natomiast maleją lub całkowicie zanikają.

Właśnie dlatego coraz większego znaczenia nabiera ubezpieczenie utraty zysku (Business Interruption).

Odpowiedzialność wobec kontrahentów

Firmy przechowujące towar należący do klientów muszą liczyć się z możliwością wystąpienia roszczeń odszkodowawczych w przypadku jego zniszczenia.

Warto jednak pamiętać, że odpowiedzialność cywilna opiera się na zasadzie winy.

Jeżeli przedsiębiorca nie odpowiada za zdarzenie, na przykład za awarię sieci energetycznej, samo ubezpieczenie OC może nie zapewnić ochrony.

Dlatego program ubezpieczeniowy powinien obejmować zarówno własne mienie, jak i odpowiedzialność wobec osób trzecich. Szerzej omawiamy to w drugim artykule cyklu.

Przykład z praktyki

Hurtownia spożywcza przechowuje mrożone mięso oraz ryby.

W piątek wieczorem dochodzi do zwarcia w układzie sterowania agregatu chłodniczego. Urządzenie przestaje pracować, a system monitoringu temperatury nie wysyła powiadomienia z powodu uszkodzenia modułu komunikacyjnego.

Pracownicy odkrywają problem dopiero w sobotę rano.

Temperatura w komorze znacząco wzrosła.

Część produktów uległa całkowitemu rozmrożeniu, a pozostałe nie spełniają już wymagań jakościowych.

Po konsultacji z odpowiednimi służbami przedsiębiorca zostaje zobowiązany do wycofania produktów z obrotu oraz ich utylizacji.

Szkoda obejmuje nie tylko wartość zniszczonego towaru, ale również:

• naprawę agregatu,
• wynajem dodatkowej chłodni na czas naprawy,
• transport,
• zakup nowego towaru umożliwiający utrzymanie ciągłości dostaw.

Jeżeli firma nie zrealizuje wcześniej przyjętych zamówień, może dodatkowo utracić klientów lub zostać obciążona karami umownymi.

Przykład ten pokazuje, jak szybko jedna awaria techniczna może przekształcić się w złożoną szkodę obejmującą wiele obszarów działalności przedsiębiorstwa.

Jak ograniczyć ryzyko awarii chłodni jeszcze przed zakupem ubezpieczenia?

Nie każdej awarii można zapobiec.

Wiele szkód wynika jednak z zaniedbań organizacyjnych, a nie z samej techniki.

Przedsiębiorcy zwykle inwestują w nowoczesne urządzenia, rzadziej natomiast poświęcają uwagę dokumentowaniu ich eksploatacji i przygotowaniu na sytuacje awaryjne.

To właśnie te elementy często decydują zarówno o rozmiarze szkody, jak i o możliwości uzyskania odszkodowania.

Warto zadbać o:

• regularne przeglądy techniczne zgodne z zaleceniami producenta oraz obowiązującymi przepisami,
• stały monitoring temperatury z systemem alarmowym,
• zasilanie awaryjne na wypadek przerwy w dostawie energii,
• procedury reagowania oraz szkolenia pracowników,
• prowadzenie dokumentacji, obejmującej książkę serwisową, raporty temperatur i ewidencję magazynową.

To właśnie te działania, choć pozornie administracyjne, mają bezpośredni wpływ na to, czy ubezpieczyciel uzna szkodę za objętą ochroną.

Informacje dotyczące tego, jakie ubezpieczenia warto rozważyć oraz jakie warunki należy spełnić, aby skutecznie uzyskać odszkodowanie, przedstawiamy w kolejnym artykule cyklu:

„Ubezpieczenie chłodni i mrożonek – co obejmuje polisa i kiedy działa?” → [Przejdź do artykułu]

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Czy każda awaria chłodni prowadzi do utraty towaru?

Nie zawsze.

Wiele zależy od tego, jak szybko awaria zostanie wykryta oraz jak długo trwała przerwa w chłodzeniu.

Krótkie wahania temperatury nie zawsze oznaczają utratę jakości produktów. W przypadku żywności i farmaceutyków nawet niewielkie odchylenia od wymaganych parametrów mogą jednak być krytyczne i skutkować utratą możliwości dalszego wykorzystania lub sprzedaży.

2. Czy przedsiębiorca zawsze ponosi odpowiedzialność za zepsuty towar klienta?

Nie.

Odpowiedzialność cywilna opiera się na zasadzie winy.

Jeżeli szkoda powstała z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy, na przykład wskutek awarii sieci energetycznej, samo ubezpieczenie OC może nie zapewnić ochrony.

3. Które branże ponoszą największe ryzyko finansowe w przypadku awarii chłodni?

Najwyższe straty finansowe dotyczą zwykle przedsiębiorstw przechowujących towary o dużej wartości wymagające stałej kontroli temperatury.

Są to przede wszystkim:

• hurtownie spożywcze,
• zakłady przetwórstwa spożywczego,
• zakłady mięsne,
• producenci ryb i owoców morza,
• firmy farmaceutyczne,
• laboratoria.

Im większa wartość jednorazowo przechowywanego towaru, tym większe znaczenie ma właściwe zarządzanie ryzykiem oraz odpowiedni program ubezpieczeniowy.

4. Czy monitoring temperatury ma znaczenie przy likwidacji szkody?

Tak.

Dokumentacja z monitoringu temperatury jest jednym z podstawowych dowodów wykorzystywanych podczas procesu likwidacji szkody.

Może mieć istotne znaczenie przy ocenie przebiegu zdarzenia oraz ustalaniu zasadności roszczenia.

5. Czy koszt naprawy agregatu jest zwykle największą stratą po awarii chłodni?

Nie.

W praktyce naprawa urządzenia często stanowi jedynie niewielką część całkowitych kosztów szkody.

Znacznie większe konsekwencje finansowe mogą wynikać z:

• utraty środków obrotowych,
• kosztów utylizacji,
• przestoju działalności,
• zakupu nowego towaru,
• utraty możliwości realizacji zawartych kontraktów.

6. Czy każdej awarii chłodni można zapobiec?

Nie.

Nie wszystkim awariom można skutecznie zapobiec, jednak wiele szkód wynika z zaniedbań organizacyjnych, a nie z samej awarii urządzeń.

Regularny serwis, monitoring temperatury, odpowiednie procedury oraz właściwa dokumentacja mogą znacząco ograniczyć ryzyko wystąpienia poważnych strat.

7. Jakie są najczęstsze przyczyny awarii chłodni?

Najczęściej występują:

• awarie mechaniczne urządzeń,
• problemy z instalacją elektryczną,
• przerwy w dostawie energii,
• błędy popełniane przez pracowników podczas obsługi urządzeń.

Każda z tych przyczyn może doprowadzić zarówno do uszkodzenia urządzeń, jak i utraty przechowywanego towaru.

8. Jak przedsiębiorca może ograniczyć ryzyko dużych strat?

Warto zadbać przede wszystkim o:

• regularne przeglądy techniczne urządzeń,
• stały monitoring temperatury z systemem alarmowym,
• zasilanie awaryjne,
• opracowanie procedur postępowania na wypadek awarii,
• szkolenie pracowników,
• prowadzenie dokumentacji serwisowej i magazynowej.

Takie działania nie tylko ograniczają ryzyko powstania szkody, ale mogą mieć również istotne znaczenie przy późniejszej ocenie odpowiedzialności ubezpieczyciela.

Każda awaria chłodni może uruchomić efekt domina: od utraty towaru po przestój działalności i roszczenia kontrahentów. Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twój program ubezpieczeniowy rzeczywiście zabezpiecza takie ryzyka, skontaktuj się z nami bądź umów się na bezpłatny audyt.

Manuel Puzio

Dyrektor Biura Likwidacji Szkód