Szacowanie wartości zamówienia publicznego na usługę ubezpieczenia – jak dokonać tego z należytą starannością?

Spis treści:

1. Szacowanie wartości zamówienia publicznego – znaczenie i podstawy prawne
2. Dlaczego szacowanie wartości zamówienia jest tak istotne
3. Elementy wpływające na szacowanie wartości zamówienia publicznego na usługę ubezpieczenia
4. Skutki nieprawidłowego szacowania wartości zamówienia
5. Kto odpowiada za szacowanie wartości zamówienia
6. Znaczenie należytej staranności – analiza danych rynkowych
7. Podsumowanie
8. Najczęściej zadawane pytania

Szacowanie wartości zamówienia publicznego – znaczenie i podstawy prawne

Szacowanie wartości zamówienia publicznego na usługę ubezpieczenia to jeden z najważniejszych etapów przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Od poprawnego ustalenia tej wartości zależy nie tylko zgodność postępowania z ustawą Prawo zamówień publicznych (PZP), ale także racjonalność wydatkowania środków publicznych.

W przypadku zamówień na ubezpieczenia jednostek samorządu terytorialnego (JST) wymaga to szczególnej staranności i uwzględnienia specyfiki rynku ubezpieczeniowego.

Czym jest szacunkowa wartość zamówienia

Zgodnie z art. 28 ustawy Prawo zamówień publicznych (dale jako: ustawa Pzp), szacunkowa wartość zamówienia to przewidywane, całkowite wynagrodzenie wykonawcy (bez podatku VAT), które zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację danego zamówienia. W przypadku ubezpieczeń JST obejmuje ona przede wszystkim:

• planowaną wysokość składek ubezpieczeniowych za cały okres trwania umowy,
• ewentualne koszty dodatkowe, jeśli ponosi je zamawiający.

Terminy szacowania wartości zamówienia

Zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy Pzp szacowania wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania – w przypadku usług, takich jak ubezpieczenia.

Jeśli od momentu dokonania szacowania do ogłoszenia postępowania upłynie więcej czasu, zamawiający ma obowiązek zaktualizować wycenę, szczególnie gdy warunki rynkowe uległy zmianie.

Dlaczego szacowanie wartości zamówienia jest tak istotne

Szacunkowa wartość zamówienia to podstawa całego postępowania. Od niej zależy m.in.:

• wybór trybu udzielenia zamówienia (krajowy czy unijny),
• obowiązek publikacji ogłoszenia w odpowiednim rejestrze,
• zakres stosowania przepisów ustawy Pzp,
• właściwe zaplanowanie środków w budżecie jednostki.

Prawidłowe ustalenie wartości pozwala uniknąć błędów formalnych i nieprawidłowości finansowych, które mogą skutkować unieważnieniem postępowania lub zarzutem naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Elementy wpływające na szacowanie wartości zamówienia publicznego na usługę ubezpieczenia

Rzetelne i poprawne oszacowanie wartości zamówienia to nie tylko wymóg formalny, ale kluczowy element planowania i zgodności z przepisami:

• gwarantuje zgodność z ustawą Pzp,
• chroni zamawiającego przed odpowiedzialnością za błędy w planowaniu,
• umożliwia racjonalne i przejrzyste wydatkowanie środków publicznych,
• pozwala trafnie określić zakres ochrony ubezpieczeniowej w stosunku do potrzeb i ryzyka JST.

W przypadku usług ubezpieczeniowych wymagana jest analiza wielu czynników. Wśród najważniejszych elementów jakie Zamawiający powinien uwzględnić powinny znaleźć się w szczególności:

• zakres ochrony ubezpieczeniowej (np. mienie, OC, pojazdy, NNW),
• wartość majątku na podstawie aktualnych danych z ewidencji,
• historię szkodowości (przebiegu ubezpieczenia) z kilku ostatnich lat,
• dotychczasowe składki ubezpieczeniowe,
• zmiany w działalności JST, które wpływają na ryzyko,
• aktualne stawki rynkowe – poprzez rozeznanie rynku lub konsultacje z brokerem,
• okres obowiązywania umowy,
• czynniki zewnętrzne (np. wzrost cen w branży ubezpieczeniowej, inflacja).

Skutki nieprawidłowego szacowania wartości zamówienia

Nieprawidłowe ustalenie wartości zamówienia może prowadzić do wielu negatywnych skutków.

Zaniżenie wartości może doprowadzić do:

• wyboru niewłaściwego trybu postępowania,
• ryzyka unieważnienia postępowania,
• braku wystarczających środków w budżecie,
• naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Zawyżenie wartości może doprowadzić do:

• ograniczenia konkurencji na rynku,
• nieefektywnego wydatkowania środków,
• ryzyka zakwestionowania zasadności wydatków przez organy kontrolne.

Nieprawidłowy zakres zamówienia może doprowadzić do:

• pominięcie części ryzyk lub majątku,
• konieczności udzielania dodatkowych zamówień,
• rozbieżności między wartością szacunkową a ofertami.

Kto odpowiada za szacowanie wartości zamówienia

Za prawidłowe ustalenie szacunkowej wartości odpowiada zamawiający, czyli jednostka samorządu terytorialnego. W praktyce czynność tę może wykonywać:

• pracownik merytoryczny przygotowujący postępowanie,
• komórka ds. zamówień publicznych,
• broker ubezpieczeniowy, który wspiera JST w ocenie ryzyka i wartości składki.

Należy jednak pamiętać, że odpowiedzialność prawną ponosi zawsze zamawiający – niezależnie od tego, kto faktycznie przygotował wyliczenia.

Dlatego też osoby dokonujące szacowania wartości zamówienia powinny posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie, nie tylko w zakresie znajomości przepisów PZP, ale również:

• umiejętności analizy danych finansowych i ryzyka,
• rozumienia specyfiki rynku ubezpieczeniowego,
• znajomości metod rozeznania rynku,
• świadomości konsekwencji błędnego szacowania (prawnych i finansowych).

Tym samym osoby, dokonujące przedmiotowych czynności (pracownicy merytoryczni, zamówień publicznych czy współpracujący brokerzy), powinny być przeszkolone w zakresie:

• zasad ustalania szacunkowej wartości zamówienia zgodnie z ustawą Pzp,
• interpretacji danych niezbędnych do wyceny (np. wartość majątku, zakres ochrony, historia szkodowości),
• sposobów dokumentowania i uzasadniania przyjętej wartości.

Znaczenie należytej staranności – analiza danych rynkowych

Poniższa grafika prezentuje zestawienie dwudziestu postępowań przeprowadzonych przez spółkę Inter-Broker sp. z o.o. w okresie od 01.01.2025 r. do 30.09.2025 r. w zakresie ubezpieczenia majątku i odpowiedzialności cywilnej jednostek samorządu terytorialnego. Wykres prezentuje porównanie wysokości szacunkowej wartości zamówienia w stosunku do oferty wygrywającej:

Prezentowany wykres, zestawiający szacunkową wartość zamówienia z ceną oferty wygrywającej w postępowaniach na ubezpieczenie mienia i OC jednostek samorządu terytorialnego (JST), stanowi kluczowy dowód na zachowanie należytej staranności w procesie przygotowania postępowania.

Oto szczegółowy komentarz w kontekście opisanej problematyki:

1. Potwierdzenie standardu należytej staranności

Zgodnie z art. 28 ustawy Pzp, szacunek musi być ustalony z należytą starannością. Wysoki stopień zbieżności między wartością szacunkową a ceną rynkową (ofertą wygrywającą) widoczny na wykresie spółki Inter-Broker świadczy o rzetelnym podejściu do oceny ryzyka ubezpieczeniowego. Oznacza to, że proces szacowania uwzględnił wszystkie niezbędne zmienne, takie jak:

• aktualną ewidencję majątku,
• dokładną historię szkodowości z ostatnich lat,
• realne stawki rynkowe pozyskane poprzez profesjonalne rozeznanie.

2. Unikanie ryzyka niedoszacowania i przeszacowania

Analiza porównawcza z wynikami innych podmiotów brokerskich pokazuje, jak istotne jest uniknięcie skrajnych rozbieżności:

• Minimalizacja niedoszacowania: Precyzyjny szacunek chroni JST przed wyborem niewłaściwego trybu postępowania (np. krajowego zamiast unijnego), co jest częstym powodem naruszenia dyscypliny finansów publicznych i unieważnienia postępowań przez organy kontrolne.
• Minimalizacja przeszacowania: Zbyt wysoki szacunek w stosunku do ofert rynkowych może utrudniać weryfikację ofert pod kątem ceny rażąco niskiej. Miernik 30% odchylenia od wartości zamówienia jest ustawowym progiem uruchamiającym procedurę wyjaśniającą. Dokładność widoczna na wykresie pozwala uniknąć bezzasadnego wzywania wykonawców do wyjaśnień, gdy rozbieżność wynikałaby jedynie z błędnego kosztorysu zamawiającego.

3. Profesjonalizm jako fundament realności wyceny

Wzorzec należytej staranności ma charakter obiektywny i zawodowy. Wykres ilustruje przewagę, jaką daje zaangażowanie osób posiadających specjalistyczną wiedzę o rynku ubezpieczeniowym i metodach rozeznania cen. Choć pełną odpowiedzialność za szacowanie zawsze ponosi zamawiający, to wsparcie brokera w interpretacji danych (np. historii szkodowości) pozwala na ustalenie wartości w kwocie możliwie najbliższej cenie rynkowej.

4. Znaczenie aktualizacji szacunku

Mała rozbieżność między szacunkową wartością zamówienia a ofertami wygrywającymi sugeruje również, że szacowanie zostało przeprowadzone w terminie zbliżonym do wszczęcia postępowania (nie wcześniej niż 3 miesiące przed) lub zostało poddane skutecznej aktualizacji w przypadku zmiany uwarunkowań rynkowych. Brak takiej aktualizacji przy gwałtownych zmianach cen na rynku ubezpieczeń często prowadzi do rozbieżności, które są kwestionowane przez kontrolerów UZP.

Podsumowując, wykres ten jest ilustracją racjonalnego i przejrzystego wydatkowania środków publicznych. Pokazuje, że prawidłowe oszacowanie wartości nie jest jedynie formalnością, ale narzędziem budowania bezpieczeństwa prawnego i finansowego jednostki samorządowej.

Podsumowanie

Prawidłowe oszacowanie wartości zamówienia to klucz do przeprowadzenia zgodnego z prawem i efektywnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W przypadku ubezpieczeń jednostek samorządu terytorialnego ma ono szczególne znaczenie — pozwala dobrać właściwy tryb postępowania, zapewnić adekwatną ochronę majątku oraz uniknąć błędów mogących prowadzić do naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Najczęściej zadawane pytania

1. Jak często należy aktualizować szacunkową wartość zamówienia?
Jeśli od momentu szacowania do wszczęcia postępowania minęło więcej niż 3 miesiące lub zmieniły się warunki rynkowe.

2. Co wchodzi w skład wartości zamówienia na ubezpieczenia?
Głównie składki ubezpieczeniowe za cały okres umowy oraz ewentualne koszty dodatkowe.

3. Kto odpowiada za błędne oszacowanie wartości zamówienia?
Zawsze zamawiający, nawet jeśli korzystał ze wsparcia brokera.

4. Jakie są skutki zaniżenia wartości zamówienia?
Może to prowadzić do wyboru niewłaściwego trybu, unieważnienia postępowania lub naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Czy Twoje postępowanie przetargowe uwzględnia realne ceny rynkowe ubezpieczeń?

Nieaktualne dane lub brak analizy ryzyka mogą zaburzyć cały proces zamówienia. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc.

Bartosz Piasecki

Dyrektor Oddziału w Katowicach