Zmiana ubezpieczyciela grupowego w pracy – jak to zrobić sprawnie i bezpiecznie?

26 marca, 2025

Zmiana ubezpieczyciela grupowego w zakładzie pracy to proces, który może wydawać się skomplikowany, ale jeśli podejdziemy do niego odpowiednio, przebiegnie sprawnie i bez większych problemów. Zmiany mogą wynikać z:

• chęci poprawy warunków ochrony ubezpieczeniowej,
• obniżenia kosztów składek,
• niezadowolenia z dotychczasowej polisy.

W takim przypadku ważnym zadaniem, które spoczywa na pracodawcy lub brokerze ubezpieczeniowym, jest dokładne zaplanowanie i skoordynowanie całego procesu zmiany ubezpieczyciela.

Aby zmiana była jak najmniej obciążająca dla pracowników i zakładu, należy przestrzegać kilku kluczowych zasad. Odpowiednia analiza dostępnych ofert, negocjowanie warunków oraz edukowanie pracowników to istotne elementy tej procedury.

Dobrze przeprowadzona zmiana ubezpieczyciela może nie tylko zapewnić lepsze warunki ubezpieczenia w danym momencie, ale także sprawić, że dotychczasowy ubezpieczyciel, chcąc odzyskać klienta, po pewnym czasie zaproponuje znacznie korzystniejszą ofertę. Wynika to z faktu, że taryfy dla nowych klientów są często bardziej atrakcyjne niż te oferowane przy przedłużaniu umowy.

Jakie kroki należy podjąć? Sprawdźmy.

Decyzja pracowników – czy warto zmieniać towarzystwo?

Zmiana ubezpieczyciela grupowego nie zawsze jest konieczna, ale warto ją rozważyć, zwłaszcza gdy dotychczasowy ubezpieczyciel nie jest w stanie zaoferować atrakcyjnych warunków.

Analiza ofert jako pierwszy krok

Pierwszym krokiem w całym procesie jest analiza dostępnych ofert, która może być przeprowadzona przez brokera ubezpieczeniowego, działającego w imieniu pracodawcy. Broker powinien rozważyć wszystkie aspekty oferty, takie jak:

• wysokość składki,
• zakres ubezpieczenia,
• dodatkowe usługi,
• jakość obsługi klienta.

Pracownicy często są zainteresowani nie tylko wysokością składki, ale również rodzajem ochrony, który oferuje polisa. Warto pamiętać, że dobrze dopasowana polisa może obejmować szerszy zakres ochrony zdrowia, np. opiekę ambulatoryjną, leczenie szpitalne, a także ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.

Konsultacje z pracownikami

Ostateczna decyzja o zmianie towarzystwa powinna wynikać z potrzeb pracowników. Dlatego przed podjęciem decyzji warto przeprowadzić konsultacje z pracownikami, aby dowiedzieć się, czego oczekują od ubezpieczenia.

Pracodawcy często organizują spotkania z pracownikami, podczas których broker przedstawia propozycje nowych ubezpieczeń i odpowiada na wszelkie pytania dotyczące zmiany.

Czy warto zostawić dwie firmy ubezpieczeniowe?

Zdecydowanie nie.

Utrzymywanie dwóch ubezpieczycieli w firmie powoduje zamieszanie, zarówno dla pracowników, jak i dla działu kadr, który musi śledzić dwie oddzielne polisy. Dodatkowo, jeśli nie wszystkie osoby przystąpią do nowej polisy, może to prowadzić do nierówności w zakresie ochrony, a także sprawić, że część pracowników będzie miała gorsze warunki ubezpieczeniowe.

Część pracowników korzysta z ubezpieczenia w jednej firmie, a reszta – w drugiej. Taki stan rzeczy negatywnie wpływa na szkodowość w zakładzie pracy, co z kolei może wpłynąć na przyszłe składki.

Jedynym sposobem na eliminację tego ryzyka jest przejście całej grupy ubezpieczonych do jednej firmy ubezpieczeniowej .

Co, jeśli ktoś nie chce zmieniać ubezpieczenia?

Pracownicy, którzy nie chcą zmienić ubezpieczyciela, muszą liczyć się z kilkoma konsekwencjami.

Często w takich przypadkach dotychczasowy ubezpieczyciel może zrezygnować z dalszej współpracy, a polisa zostanie rozwiązana przy najbliższej rocznicy umowy. Wtedy pracownicy muszą rozważyć inne opcje. Najczęściej są to indywidualne polisy, które pozwalają na kontynuację ochrony, ale już na innych warunkach.

Warto dodać, że niektórzy ubezpieczyciele umożliwiają kontynuację umowy na zasadzie ubezpieczenia indywidualnego, zachowując ciągłość ochrony, ale z wyższymi składkami.

Czy zmiana ubezpieczyciela wiąże się z jakimiś zagrożeniami?

Zmienianie ubezpieczyciela wiąże się z kilkoma ryzykami – ale jeżeli proces zostanie przeprowadzony przez doświadczonego brokera, nie ma powodów do obaw.

Ryzyka i jak ich uniknąć

Istnieją jednak kluczowe aspekty, które należy uwzględnić, aby zmiana przebiegła bezproblemowo. Ważne jest, aby broker zadbał o:

• Brak karencji – aby pracownicy nie stracili ochrony, nowy ubezpieczyciel powinien zapewnić, że nie będzie żadnej przerwy w ciągłości ochrony ubezpieczeniowej. Oznacza to, że nowe polisy będą obowiązywać od dnia zmiany, bez okresu karencji, który mógłby pozbawić pracowników ochrony ubezpieczeniowej przez kilka tygodni.
• Kontynuacja ochrony dla osób na zwolnieniach lekarskich – szczególnie ważne, aby pracownicy przebywający na zwolnieniach lekarskich nie stracili prawa do świadczeń, nawet jeśli zmienią towarzystwo ubezpieczeniowe.
• Ciągłość zdarzeń medycznych – osoby, które już korzystają z ubezpieczenia, w tym osoby z chorobami przewlekłymi, nie powinny mieć przerw w dostępie do leczenia. W takim przypadku nowy ubezpieczyciel musi wziąć pod uwagę już rozpoczęte leczenie, aby nie wstrzymać kontynuacji terapii.

Co ze świadczeniami rozpoczętymi przed zmianą?

Jednym z najważniejszych zagadnień związanych ze zmianą ubezpieczyciela jest kwestia świadczeń, które zostały rozpoczęte przed datą zmiany polisy. Jeśli pracownik zaczął leczenie, które jest już objęte ubezpieczeniem, zmiana firmy nie oznacza, że straci on prawo do wcześniejszych świadczeń.

1. Roszczenia dotyczące leczenia mogą być zgłaszane do dotychczasowego ubezpieczyciela, o ile nastąpiły one w okresie obowiązywania poprzedniej polisy.
2. Zwykle okres, w którym można zgłosić roszczenie, wynosi 3 lata.
3. Możliwe jest rozliczenie między dwoma firmami – np. jedna firma pokryje uszczerbek na zdrowiu, a druga opłaci pobyt w szpitalu, o ile dotyczy to tego samego zdarzenia.

Wniosek o ubezpieczenie – co jest potrzebne?

Aby uruchomić nową polisę, pracodawca lub broker musi złożyć kilka niezbędnych dokumentów:

• Wniosek o ubezpieczenie – formalne zgłoszenie do nowego ubezpieczyciela. Dokument ten jest niezbędny do zawarcia nowej umowy ubezpieczeniowej.
• Wskazanie beneficjenta rzeczywistego – jest to wymóg wynikający z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
• Umowa cywilno-prawna – pomiędzy osobą administrującą polisą (zwykle pracownik działu kadr) a zakładem ubezpieczeń. Umowa ta reguluje warunki współpracy, wynagrodzenie osoby obsługującej oraz sposób rozliczeń z ubezpieczycielem.

Deklaracje przystąpienia do nowej polisy – jak to działa?

Zmiana ubezpieczyciela wiąże się z koniecznością wypełnienia nowych deklaracji przez pracowników oraz ich rodziny, które zdecydują się przystąpić do nowej firmy ubezpieczeniowej. Deklaracje te mogą być wypełniane w formie papierowej lub elektronicznej – w zależności od preferencji zakładu pracy.

Coraz więcej firm korzysta z elektronicznych formularzy, które mają wiele zalet:

• Są bardziej przejrzyste i łatwiejsze w obsłudze.
• Automatycznie generują podpis i datę, co eliminuje ryzyko błędów.
• Osoba obsługująca proces nie musi ręcznie wprowadzać danych, co zmniejsza liczbę pomyłek.

Co ze starą umową?

Jeśli cała grupa przechodzi do nowego ubezpieczyciela, niezbędne jest wyrejestrowanie pracowników z dotychczasowej polisy. Należy także:

• pisemnie poinformować dotychczasowego ubezpieczyciela o zakończeniu współpracy i złożyć odpowiednią rezygnację z ubezpieczenia,
• przygotować także listę pracowników, którzy zrezygnowali z dotychczasowej polisy, aby ułatwić formalności związane z jej zakończeniem.

Co, jeśli umowa nie kończy się z końcem miesiąca?

W przypadku, gdy dotychczasowa polisa wygasa w połowie miesiąca, konieczne jest dokładne uzgodnienie daty rozpoczęcia nowej polisy.

Broker powinien negocjować z nowym ubezpieczycielem jednorazowe przesunięcie okresu odpowiedzialności, aby zapewnić ciągłość ochrony.

Przykład:

Jeśli stara polisa wygasa 31 lipca, a nowa polisa zaczyna obowiązywać od 1 sierpnia, można rozliczyć ten jeden dzień proporcjonalnie w składce.

Jak wygląda kwestia płatności składki do nowej firmy?

Najlepszym rozwiązaniem jest stosowanie modelu płatności z góry, który:

• eliminuje ryzyko opóźnień i nieporozumień związanych z opłaceniem składki,
• zapewnia stabilność finansową zakładu ubezpieczeń,
• zmniejsza ryzyko błędów administracyjnych w trakcie trwania umowy.

Co z niedopłatami na starej polisie?

Przed zamknięciem starej umowy konieczne jest uregulowanie wszelkich zaległych składek. Jeśli wystąpi niedopłata, należy ją jak najszybciej uregulować, aby uniknąć problemów administracyjnych oraz zapewnić prawidłowe przejście do nowego ubezpieczyciela. Niedopłata może prowadzić do problemów z zakończeniem dotychczasowej umowy lub wpłynąć na wysokość składki w przyszłości.

Podsumowanie

Zmiana ubezpieczyciela grupowego w pracy to proces, który, choć może wydawać się skomplikowany, jest dość prosty do zrealizowania, jeśli zostanie odpowiednio zaplanowany.

Kluczowe kroki zmiany ubezpieczyciela:

1. Analiza ofert – Pracodawca i broker ubezpieczeniowy powinni dokładnie przeanalizować dostępne oferty, uwzględniając potrzeby pracowników oraz najbardziej korzystne warunki.
2. Zapewnienie ciągłości ochrony – Ważne jest, aby pracownicy nie pozostali bez ochrony w trakcie zmiany.
3. Optymalizacja warunków – Zmiana może poprawić zakres ochrony lub obniżyć koszty składek, jednak warto unikać sytuacji, w której przez pewien czas obowiązują dwie równoległe polisy.
4. Współpraca z nowym ubezpieczycielem – Proces powinien przebiegać płynnie, z odpowiednią edukacją pracowników na temat nowej oferty i procedur, które muszą zostać spełnione.

Dobrze przeprowadzona zmiana ubezpieczyciela grupowego nie tylko poprawia warunki ubezpieczenia dla pracowników, ale także może przyczynić się do optymalizacji kosztów i zwiększenia satysfakcji zespołu. Kluczowe jest, aby cały proces przebiegał bez zakłóceń i był zgodny z wymogami prawnymi, co pozwoli uniknąć niepotrzebnych komplikacji.

POWRÓT