Osoby obsługujące ubezpieczenie — zakres obowiązków i odpowiedzialności

26 marca, 2025

Osoby obsługujące ubezpieczenia w zakładach pracy, odgrywają kluczową rolę w administrowaniu grupowymi polisami ubezpieczeniowymi. Ich zadania obejmują szeroki zakres czynności, od kontaktów z ubezpieczycielami, przez zbieranie dokumentacji, aż po wsparcie pracowników w zakresie wyboru odpowiedniego wariantu ubezpieczenia. W niniejszym artykule omówimy szczegółowo obowiązki i odpowiedzialność tych osób, a także przedstawimy narzędzia, które ułatwiają ich codzienną pracę, takie jak systemy Warta AZP czy PZU eRU.

Kluczowe obowiązki osoby obsługującej ubezpieczenie

1. Współpraca z ubezpieczycielem i brokerem

• Nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z firmami ubezpieczeniowymi i brokerami,
• Negocjowanie warunków umowy ubezpieczeniowej,
• Informowanie ubezpieczyciela o wszelkich zmianach dotyczących liczby ubezpieczonych pracowników.

2. Obsługa dokumentacji ubezpieczeniowej

• Zbieranie i archiwizowanie deklaracji przystąpienia do ubezpieczenia,
• Przekazywanie listy ubezpieczonych do ubezpieczyciela,
• Rejestrowanie i aktualizowanie danych pracowników w systemach ubezpieczeniowych.

Przykład: Jeśli deklaracja pracownika nie zostanie dostarczona do ubezpieczyciela w terminie, może to skutkować brakiem ochrony ubezpieczeniowej. W przypadku nagłej hospitalizacji lub wypadku pracownik i jego rodzina mogą zostać pozbawieni świadczeń, mimo że osoba zgłosiła chęć przystąpienia do ubezpieczenia. W takiej sytuacji odpowiedzialność może spaść na pracodawcę lub osobę obsługującą ubezpieczenia.

3. Informowanie i doradzanie pracownikom

• Przekazywanie informacji o dostępnych opcjach ubezpieczeniowych,
• Wyjaśnianie zasad funkcjonowania ubezpieczenia grupowego,
• Pomoc w wyborze odpowiednich wariantów ubezpieczenia zgodnie z potrzebami pracowników.

4. Obsługa zgłoszeń szkód i roszczeń

• Przyjmowanie i przekazywanie zgłoszeń szkód do ubezpieczyciela,
• Monitorowanie procesu wypłaty świadczeń dla pracowników,
• Informowanie ubezpieczonych o dokumentach niezbędnych do uzyskania odszkodowania.

5. Rozliczenia i monitorowanie wpłat

• Nadzór nad terminowym regulowaniem składek ubezpieczeniowych,
• Weryfikacja poprawności rozliczeń z ubezpieczycielem,
• Informowanie pracowników o zmianach w wysokości składek.

Odpowiedzialność osoby obsługującej ubezpieczenie

Osoby obsługujące ubezpieczenia grupowe mają znaczną odpowiedzialność, ponieważ od ich rzetelności zależy prawidłowe funkcjonowanie systemu ubezpieczeniowego w firmie.

1. Poprawność danych

• Błędne dane mogą skutkować problemami z wypłatą odszkodowań lub nieuprawnionym dostępem do świadczeń.

2. Zachowanie poufności

• Obsługa ubezpieczeń wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, dlatego osoby odpowiedzialne za ich obsługę muszą przestrzegać przepisów RODO.

3. Przestrzeganie terminów

• Spóźnienia w przesyłaniu dokumentów mogą skutkować utratą ochrony ubezpieczeniowej lub opóźnieniem w wypłacie świadczeń.

Najpopularniejsze systemy do obsługi ubezpieczeń

1. Warta AZP

To narzędzie umożliwiające elektroniczną obsługę polis grupowych, w tym:

• Automatyczne generowanie raportów dotyczących liczby ubezpieczonych,
• Elektroniczne przekazywanie deklaracji pracowników,
• Szybką weryfikację statusu ubezpieczenia.

2. PZU eRU

System ten oferuje:

• Dostęp do bazy danych polis grupowych,
• Elektroniczną obsługę roszczeń,
• Integrację z systemami kadrowymi firmy.

3. Obsługa ubezpieczeń bez systemu

Nie wszystkie zakłady ubezpieczeń oferują systemy do obsługi polis. W takich przypadkach zarządzanie ubezpieczeniami odbywa się za pomocą arkuszy Excel, w których ręcznie wprowadza się i przesyła listy ubezpieczonych. Takie rozwiązanie wymaga szczególnej uwagi, aby uniknąć błędów w dokumentacji i opóźnień w zgłoszeniach.

Podsumowanie

Osoby obsługujące ubezpieczenia odgrywają kluczową rolę w firmach, zapewniając sprawne funkcjonowanie systemów ubezpieczeniowych. Są one łącznikiem między ubezpieczycielem a pracownikami firmy, a wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, takich jak Warta AZP i PZU eRU, może znacznie ułatwić im codzienną pracę i poprawić jakość obsługi pracowników.

Jeśli zajmujesz się ubezpieczeniami w swojej firmie i potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z naszymi ekspertami. Pomogą Ci rozwiązać problemy oraz sprostać wyzwaniom, na które możesz natrafić.

POWRÓT