Ubezpieczenie zawodowe – OC księgowego

Biura rachunkowe, które obsługują klientów indywidualnych i firmy w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ponoszą odpowiedzialność za ewentualne błędy w rozliczeniach, deklaracjach i sprawozdaniach. Dlatego ubezpieczenie OC to nie tylko kwestia formalna – to realna ochrona przed konsekwencjami finansowymi. W artykule wyjaśniamy, kto musi mieć polisę, co ona obejmuje i ile kosztuje.

Co obejmuje obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowego?

Obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej dla księgowych jest regulowane przez Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. Przepisy jasno określają, jakie ryzyka są objęte polisą, a jakie wyłączone.

Zakres ochrony

Ubezpieczenie obejmuje szkody wyrządzone osobom trzecim w związku z wykonywaniem działalności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. 

Polisa działa w przypadku szkód wyrządzonych w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego w okresie ubezpieczenia, a zatem w momencie ważności polisy.

Wyłączenia odpowiedzialności – wskazania do ubezpieczenia dobrowolnego OC księgowego

Ubezpieczenie nie obejmuje:

• prowadzenia uproszczonej księgowości,
• składania deklaracji podatkowych,
• błędów w obszarze kadrowo-płacowym, jak ZUS, PEFRON, NFZ, fundusz pracy, a także naliczanie i przekazywanie wynagrodzeń pracowników,
• korespondencji z organami egzekucyjnymi w sprawie przekazywania zajęć komorniczych z wynagrodzenia pracownika,
• naruszenia przepisów RODO,
• utraty dokumentów klienta; uszkodzenie, zniszczenie, utrata akt lub ksiąg rachunkowych, faktur i innych dokumentów,
• naruszenia cyber bezpieczeństwa,
• szkód wyrządzonych przez podwykonawców.

Zakres terytorialny ochrony

Dla polisy obowiązkowej zakres ochrony obejmuje całą Unię Europejską oraz państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W polisie dobrowolnej OC ubezpieczający ma możliwość wyboru, czy ochrona ma działać tylko na terenie Polski, na terenie Unii Europejskiej albo Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Czy biuro rachunkowe musi mieć ubezpieczenie?

Tak – ubezpieczenie OC jest obowiązkowe dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Obowiązek ten powstaje najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie działalności.

Brak ważnej polisy może skutkować:

• konsekwencjami prawnymi,
• utratą zaufania klientów.

Minimalna suma gwarancyjna

Rozporządzenie określa minimalną sumę gwarancyjną na poziomie 10 000 euro na pojedyncze zdarzenie, w przeliczeniu na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia została zawarta. W praktyce wielu księgowych decyduje się na wyższą sumę, szczególnie gdy obsługują duże podmioty lub prowadzą rozbudowaną działalność.

Ile kosztuje ubezpieczenie księgowego?

Cena polisy zależy od kilku czynników:

• formy prawnej ubezpieczonego (m.in. osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna, spółka cywilna),
• wysokości obrotów za ostatni rok obrachunkowy,
• wybranej sumy gwarancyjnej (im wyższa, tym wyższa składka),
• historii szkód (jeśli występowały roszczenia – składka może wzrosnąć),

Warto porównać oferty kilku towarzystw ubezpieczeniowych, ponieważ różnice w składkach mogą być znaczne.

OC księgowego na etacie – czy też obowiązuje?

Nie. Obowiązkowe OC dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, czyli osób prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Księgowi zatrudnieni na etacie nie muszą mieć takiej polisy – za ewentualne błędy odpowiada pracodawca, który może, ale nie musi, zawrzeć odpowiednie ubezpieczenie dobrowolne.

Kto nie musi posiadać obowiązkowej polisy OC?

Obowiązek nie dotyczy:

• osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub zlecenie,
• osób prowadzących wyłącznie działalność doradczą (np. w zakresie podatków), ale nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• księgowych pracujących wyłącznie na potrzeby własnej firmy, bez świadczenia usług na zewnątrz.

Dla tych osób ubezpieczenie OC może być korzystne, ale ma charakter dobrowolny.

Polisa dobrowolna OC księgowego

Dopuszczalne rozszerzenia ochrony:

• prowadzenie ksiąg podatkowych, doradztwa podatkowego,
• doradztwo w zakresie ubezpieczeń społecznych i innego doradztwa kadrowego (ZUS, PEFRON, NFZ),
• osobista odpowiedzialność karno-skarbowa,
• koszty postępowań administracyjnych w zakresie naruszenia przepisów RODO.

Przykłady szkód z dobrowolnej polisy

Jakie szkody może objąć polisa dobrowolna OC księgowego

• brak informacji o wysokości zaliczki na podatek,
• błędne wykazanie zaliczki na podatek,
• niewykazanie wszystkich przychodów klienta (zaniżenie podstawy opodatkowania),
• błędne odliczenie ulgi podatkowej.

Podsumowanie

Ubezpieczenie OC księgowego to nie tylko wymóg prawny, ale także istotna forma zabezpieczenia interesów zawodowych. Chroni przed finansowymi skutkami błędów, które – mimo najlepszych chęci – mogą się zdarzyć w każdej praktyce księgowej.

Pamiętaj:

• Biuro rachunkowe prowadzące usługowo księgi handlowe musi posiadać obowiązkowe OC.
• Księgowy na etacie nie musi mieć polisy.
• Minimalna suma gwarancyjna w obowiązkowym ubezpieczeniu OC to 10 000 euro.
• Suma gwarancyjna powinna odzwierciedlać skalę prowadzonej działalności i liczbie obsługiwanych podmiotów.

Potrzebujesz ubezpieczenia OC dla księgowego?

Skontaktuj się z naszym doradcą i dobierz polisę dopasowaną do Twojej działalności. Zadbaj o swoją odpowiedzialność zawodową – prosto, bezpiecznie i skutecznie.

Urszula Kołowrocka

Broker ubezpieczeniowy