E-doręczenia – rewolucja w urzędach

29 maja, 2025

System e-doręczeń zasadniczo zaczął obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Obowiązek korzystania z e-doręczeń objął większość podmiotów publicznych, w tym m.in. organy władzy publicznej, ZUS, KRUS, JST, niektórych przedsiębiorców, a także osoby wykonujące wskazane zawody zaufania publicznego, np. adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych. Podstawowym założeniem e-doręczeń jest nadawanie i otrzymywanie listów poleconych przez Internet. Korzystanie z usługi e-doręczeń przypomina obsługę poczty e-mail. Termin obligatoryjnego wdrożenia obowiązku stosowania regulacji e-doręczeń ulegał wielokrotnym zmianom. Wynika to przede wszystkim z braku odpowiedniego przygotowania od strony technicznej do tak dużego przedsięwzięcia.

E-doręczenia – co to jest?

E-doręczenia to usługa umożliwiająca szybką i bezpieczną komunikację pomiędzy obywatelami i przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi. Nowe rozwiązania techniczne zastąpią tradycyjne przesyłki listowe za potwierdzeniem odbioru. Dzięki takiemu rozwiązaniu można zaoszczędzić nie tylko koszty związane z generowaniem korespondencji w formie tradycyjnej, lecz także czas poświęcany na wizyty na poczcie. W praktyce oznacza to, że pisma urzędowe można nadawać i odbierać w formie elektronicznej – bez wychodzenia z domu. Docelowo adres do doręczeń elektronicznych i obowiązek korespondowania w formie elektronicznej będą miały wszystkie podmioty publiczne oraz duży odsetek podmiotów niepublicznych. Obowiązek korzystania z systemu e-doręczeń został rozłożony w czasie – w zależności od rodzaju podmiotu, który jest nim objęty.

E-doręczenia – jak to działa i jak korzystać?

Aby skorzystać z usługi e-doręczeń, należy założyć adres do doręczeń elektronicznych – ADE. Można to zrobić przez stronę edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl. Osoba fizyczna, która założy swój ADE, może następnie aktywować usługę e-doręczeń po zalogowaniu do swojej skrzynki. System ten umożliwia nie tylko elektroniczne odbieranie listów poleconych, ale także ich wysyłanie innej osobie fizycznej posiadającej ADE, ze skutkiem równoważnym z potwierdzeniem odbioru. Usługa e-doręczeń zapewnia także możliwość dodawania załączników oraz dostęp do pełnej historii korespondencji. Aby sprawdzić, czy urząd, z którym zamierzamy prowadzić korespondencję, korzysta z e-doręczeń, należy zweryfikować to poprzez stronę: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/sprawdz-czy-twoj-urzad-korzysta-z-e-doreczen.

Korzyści i szczegółowe cele systemu e-doręczeń

• Zapewnienie wszystkim (podmiotom publicznym i niepublicznym), a nade wszystko osobom fizycznym, możliwości korzystania z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych.
• Wygoda i uproszczenie procesu prowadzenia korespondencji – możliwość odbierania i nadawania korespondencji z dowolnego miejsca.
• Skrócenie czasu niezbędnego na realizację procesów doręczenia przesyłek.
• Standaryzacja usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
• Zapewnienie stronom prowadzącym korespondencję wzajemnej identyfikacji.
• Zapewnienie stronom prowadzącym korespondencję skutecznych pod kątem prawnym dowodów doręczenia w postaci dowodów wysłania i otrzymania korespondencji.
• Zapewnienie rozliczalności procesu doręczeń dzięki udziałowi trzeciej zaufanej strony, w postaci m.in. tzw. operatora wyznaczonego.

Okres przejściowy w stosowaniu e-doręczeń

Mimo iż od 1 stycznia 2025 r. funkcjonują już e-doręczenia, to jednak do końca 2025 r. obowiązywać będzie okres przejściowy, w trakcie którego będzie można nadal stosować tradycyjne doręczenia. Okres ten przewidziano w nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych. Celem okresu przejściowego jest zapewnienie możliwości dokładnego zapoznania się z e-doręczeniami przez podmioty publiczne i dostosowania wewnętrznych systemów do nowego sposobu prowadzenia korespondencji. Będzie to przede wszystkim czas na wdrożenie niezbędnych zmian organizacyjno-technicznych w urzędach, wprowadzenie modyfikacji do funkcjonujących systemów elektronicznego obiegu dokumentów, a także na przeszkolenie kadry pracowniczej. Motywacją do wprowadzenia okresu przejściowego był brak gotowości – zwłaszcza JST – na wprowadzenie systemu e-doręczeń. W okresie do 31 grudnia 2025 r. podmioty publiczne będą kierowały korespondencję do podmiotów niepublicznych i osób fizycznych na adres do e-doręczeń, jeśli odbiorca będzie taki adres posiadał. Możliwa będzie jednak rezygnacja z doręczenia elektronicznego w przypadkach uzasadnionych przesłankami organizacyjnymi samej jednostki. Z kolei w przypadku braku adresu do e-doręczeń u nadawcy korespondencja będzie wysyłana drogą pocztową albo z wykorzystaniem ePUAP. Doręczenie takie będzie równoważne w skutkach z wykorzystaniem systemu  e-doręczeń.

Nie zawsze e-doręczenia

Obowiązek stosowania e-doręczeń przez podmioty publiczne dotyczy korespondencji wymagającej uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru. Jednocześnie, przepisy art. 3 oraz 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych precyzują przesłanki, kiedy podmiot publiczny nie musi korzystać z e-doręczeń. E-doręczeń nie stosuje się do:

1. doręczania korespondencji:
   
   a) zawierającej informacje niejawne,
   b) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych,
   c) w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy z dnia 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi,
   d) jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów;
   
   
2. wymiany danych z systemami teleinformatycznymi za pomocą usług sieciowych.

Nadto, system e-doręczeń nie znajdzie zastosowania, gdy podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej.

POWRÓT