Krajowy System e-Faktur (KSeF) a usługi ubezpieczeniowe

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, która pozwala firmom wystawiać, odbierać oraz obsługiwać faktury w formie elektronicznej w jednym, ustandaryzowanym środowisku. System ten umożliwia weryfikację i łatwy dostęp do wystawionych faktur. W założeniu KSeF ma usprawnić rozliczenia, skrócić czas obiegu dokumentów oraz zwiększyć szczelność systemu podatkowego.

Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF

Wdrożenie obowiązkowego KSeF przebiega etapami:

• od 1 lutego 2026 r. e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla dużych przedsiębiorstw, które w 2024 r. uzyskały sprzedaż przekraczającą 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. system ma objąć pozostałych podatników – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT (z wyjątkiem najmniejszych podmiotów),
• od 1 stycznia 2027 r. do KSeF zostaną włączone najmniejsze jednostki o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł.

Rozporządzenie: wyłączenie z KSeF

Pod koniec 2025 r. w Dzienniku Ustaw opublikowane zostało rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Zgodnie z § 2 pkt 4 rozporządzenia, obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie stosuje się do usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37–41 ustawy o VAT, jeżeli są one udokumentowane fakturami „węższymi” (art. 106o ustawy) – tj. zawierającymi zakres danych węższy niż wynikający z art. 106e (por. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur).

W konsekwencji świadczenie usług ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37 – przy takim sposobie dokumentowania – nie rodzi obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych (PEF) a KSeF

Dyrektywa 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. zobowiązała państwa członkowskie do przyjęcia rozwiązań zapewniających przyjmowanie i przetwarzanie faktur elektronicznych zgodnych z europejską normą (EN 16931-1:2017). W Polsce wdrożono ustawę z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym oraz uruchomiono Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF).

Model przyjęty w tej ustawie jest asymetryczny: zamawiający ma obowiązek odbioru faktur ustrukturyzowanych przesłanych przez platformę (art. 4 ust. 1), natomiast wykonawca korzysta z PEF fakultatywnie (art. 4 ust. 2).

Do czasu uruchomienia modelu obligatoryjnego KSeF systemy KSeF i PEF działały rozłącznie. Wraz z wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania w KSeF obowiązek faktur ustrukturyzowanych obejmie także transakcje przedsiębiorców z administracją publiczną. Zgodnie z art. 106gb ust. 7 ustawy VAT, ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną będzie faktura:

• przesłana przez PEF lub OpenPEPPOL,
• zgodna z EN 16931-1:2017,
• po wprowadzeniu do KSeF i nadaniu numeru identyfikującego.

W kontekście zamówień publicznych – w związku z przepisami o KseF i w ogólności o fakturach – aktualna pozostaje teza o braku obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej dla usługi ubezpieczenia.

Faktura (VAT) a usługa ubezpieczenia

Zwolnienie z VAT

Art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT obejmuje zwolnieniem m.in. usługi ubezpieczeniowe, reasekuracyjne oraz pośrednictwo w ich świadczeniu, a także wskazane w tym przepisie usługi świadczone przez ubezpieczającego w zakresie umów zawieranych na cudzy rachunek (z wyłączeniem zbywania praw nabytych w związku z wykonywaniem umów ubezpieczenia i reasekuracji).

Kiedy trzeba wystawić fakturę

Faktura (art. 2 pkt 31 ustawy o VAT) dokumentuje czynności podlegające opodatkowaniu VAT. Co do zasady, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik wystawia fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jednak art. 106b ust. 2 przewiduje, że przy sprzedaży zwolnionej z VAT (m.in. art. 43 ust. 1) podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Obowiązek powstaje dopiero na żądanie nabywcy (art. 106b ust. 3) – zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

„Węższa” faktura dla usług zwolnionych

Zgodnie z § 3 pkt 2 rozporządzenia z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, faktura dla usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 powinna zawierać co najmniej:

• datę wystawienia,
• kolejny numer,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy,
• nazwę usługi,
• kwotę, której dotyczy dokument.

Polisa ubezpieczeniowa: faktura czy dowód księgowy

Polisa ubezpieczeniowa nie stanowi faktury VAT: zawiera datę, oznaczenie stron i kwotę (składkę), ale nie zawiera kolejnego numeru dokumentu (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 7 stycznia 2019 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.701.2018.2.MK). Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 12 kwietnia 2016 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji polisa powinna zawierać numer. Numer ten jest jednak wyłącznie unikalnym kolejnym numerem właściwym dla danego produktu, nie będąc kolejnym numerem wydawanej przez zakład ubezpieczeń polisy.

Jednocześnie nie można przyjmować, że każdy dokument zawierający minimalny zakres danych z rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur automatycznie stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT; znaczenie mają także funkcja dokumentu, cel oraz okoliczność jego wystawienia w ramach reżimu fakturowania VAT.

Polisa potwierdza zawarcie umowy ubezpieczenia i jest „wyciągiem” z tej umowy. Jeżeli spełnia wymogi art. 21 ust. 1 i 1a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, może być uznana za dowód księgowy.

Ubezpieczyciel może wystawić fakturę na żądanie ubezpieczającego (art. 106b ust. 3), jednak faktura taka w praktyce potwierdza jedynie rozliczenie składki, nie wnosząc dodatkowych informacji ponad polisę, a zapłatę składki można wykazać niezależnym dowodem (np. potwierdzeniem przelewu).

Wnioski końcowe

• Usługi ubezpieczeniowe zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy) nie są co do zasady objęte obowiązkiem wystawienia faktury; faktura powstaje dopiero na żądanie nabywcy (art. 106b ust. 3).
• Nawet przy zgłoszeniu żądania, usługi ubezpieczeniowe mogą być dokumentowane fakturą „węższą” (art. 106o ustawy), co – zgodnie z § 2 pkt 4 rozporządzenia z dnia 7 grudnia 2025 r. – wyłącza obowiązek faktury ustrukturyzowanej i rejestracji w KSeF.
• Żądanie faktury ustrukturyzowanej (KSeF) jako warunku rozliczenia kosztu nie znajduje oparcia w przepisach w opisanym reżimie; wystarczające jest udokumentowanie zdarzenia właściwym dokumentem (polisa / faktura „węższa” / dowód zapłaty).
• Polisa ubezpieczeniowa spełniająca wymogi art. 21 ust. 1 i 1a ustawy o rachunkowości stanowi samodzielny dowód księgowy; dodatkowa faktura nie jest konieczna dla celów rachunkowych.
• Wystawienie faktury w KSeF dla ubezpieczeń może mieć co najwyżej charakter dobrowolny.

Piotr Mikuszewski

Broker Ubezpieczeniowy | Dyrektor Biura Analiz i Projektów Ubezpieczeniowych