Obowiązki sprawozdawcze z ustawy o ochronie sygnalistów

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów (art. 47), organ publiczny za każdy rok kalendarzowy sporządza sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

Kto ma obowiązek?

Obowiązek ten dotyczy organów publicznych, które zostały zobowiązane są do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów (np. Rzecznik Praw Obywatelskich, organy administracji rządowej, organy samorządu terytorialnego).

Co zawiera sprawozdanie?

Sprawozdanie obejmuje dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych za poprzedni rok kalendarzowy, w tym liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych, liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań, szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile organ publiczny posiada te dane.

Termin

Sprawozdanie za rok poprzedni należy przekazać RPO do 31 marca. Zgodnie z art. 62 ustawy o ochronie sygnalistów, sprawozdania za rok 2025 organ publiczny sporządza za okres od dnia rozpoczęcia przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych (od 2024 r.).

Szczegóły techniczne

Sprawozdania powinny być sporządzane na specjalnym formularzu (wzorze), który określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 lipca 2025 r.

Sprawozdania nie mogą zawierać danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Krótki opis formularza sprawozdawczego

W formularzu organ publiczny zamieszcza następujące informacje:  

• czy w danym roku wpłynęły zgłoszenia zewnętrzne – organ zaznacza, czy w okresie sprawozdawczym (tj. w danym roku kalendarzowym) otrzymał zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń prawa (odpowiedź: „tak” lub „nie”).
• liczba przyjętych zgłoszeń – podaje się łączną liczbę zgłoszeń zewnętrznych, które wpłynęły w roku sprawozdawczym i spełniły wymogi określone w ustawie, tj. dotyczyły informacji uzyskanych w kontekście związanym z pracą oraz obejmowały jedną z dziedzin wskazanych w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów (w tym miejscu nie wolno ujawniać treści zgłoszeń, danych osobowych ani przedstawiać informacji opisowo; nie ma też obowiązku wykazywania liczby zgłoszeń, które nie zostały zakwalifikowane jako zgłoszenia zewnętrzne)
• informacje o postępowaniach wyjaśniających i ich rezultatach – w tej części wykazuje się liczbę wszczętych postępowań wyjaśniających lub innych czynności podjętych w następstwie przyjęcia i rozpatrywania zgłoszeń (w ramach działań następczych), a także ich aktualny status i wynik
• dane o postępowaniach sądowych wszczętych na podstawie zgłoszeń – w tej sekcji wskazuje się liczbę spraw sądowych zainicjowanych w związku z przyjętymi zgłoszeniami zewnętrznymi
• informacje o potwierdzonych naruszeniach prawa – organ podaje liczbę przypadków, w których przeprowadzone czynności doprowadziły do potwierdzenia co najmniej jednego przypadku naruszenia prawa (nie opisuje się rodzaju naruszeń ani nie ujawnia danych – prezentowane są wyłącznie dane zbiorcze)
• szacunkowa wartość szkód majątkowych oraz ewentualnie odzyskanych środków – jeżeli ustalono powstanie szkody majątkowej, organ wpisuje jej przybliżoną wartość (w zł); dodatkowo, jeśli w toku działań naprawczych lub egzekucyjnych odzyskano środki, wykazuje się także ich kwotę (dane te podaje się tylko wtedy, gdy organ nimi dysponuje)
• Sposób przekazania
  Preferowanym kanałem do przekazywania sprawozdań zawierających dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych jest adres do doręczeń elektronicznych Biura Rzecznika Praw Obywatelskich (eDoręczenia): AE:PL-81771-91578-RDUCW-25.

Piotr Mikuszewski

Broker Ubezpieczeniowy | Dyrektor Biura Analiz i Projektów Ubezpieczeniowych