OC biura rachunkowego – co obejmuje i dlaczego jest obowiązkowe?

12 czerwca, 2025

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) biura rachunkowego to podstawowy instrument zabezpieczenia działalności biur rachunkowych, który ma na celu ochronę przed finansowymi skutkami błędów popełnionych podczas usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a co ważniejsze zabezpiecza zarówno właściciela biura, jak i jego klientów.

Odpowiedzialność obejmuje m.in. szkody powstałe w wyniku nieprawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych czy też błędnego sporządzenia sprawozdań finansowych, które mogą skutkować odpowiedzialnością wobec klienta.

Kiedy OC biura rachunkowego jest obowiązkowe?

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 roku, ubezpieczenie OC jest obowiązkowe dla przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Obowiązek zawarcia polisy powstaje najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie działalności i dotyczy zarówno osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółek prawa handlowego.

Minimalna suma gwarancyjna polisy obowiązkowej, zgodnie z rozporządzeniem, wynosi obecnie równowartość w złotych 10 000 euro, w odniesieniu do jednego zdarzenia. Warto jednak zaznaczyć, że w praktyce wiele biur rachunkowych decyduje się na wyższe sumy gwarancyjne (tzw. ubezpieczenie nadwyżkowe), adekwatne do skali działalności oraz liczby i rodzaju obsługiwanych klientów.

Co obejmuje podstawowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego?

Polisa obowiązkowa obejmuje odpowiedzialność cywilną za szkody wyrządzone w związku z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych.

Dotyczy to następujących czynności:

• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzania sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Ubezpieczenie pokrywa szkody wyrządzone przez działania lub zaniechania ubezpieczonego w okresie trwania polisy.

Jakie są konsekwencje braku obowiązkowej polisy OC biura rachunkowego?

Zgodnie z prawem, kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości, wykonuje działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Warto pamiętać, że brak ubezpieczenia będzie oznaczać także bezpośrednie konsekwencje finansowe samego biura rachunkowego w przypadku szkody, ponadto może negatywnie wpłynąć na jego wizerunek oraz ograniczyć rozwój.

Dobrowolne rozszerzenia OC biura rachunkowego – co jeszcze może obejmować ubezpieczenie?

Oprócz polisy obowiązkowej, biura rachunkowe mogą zdecydować się na dodatkowe dobrowolne ubezpieczenia. Są one szczególnie istotne, ponieważ co do zasady działalność biur rachunkowych nie ogranicza się wyłącznie do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Do najczęściej wybieranych rozszerzeń należą:

• ochrona dla szkód powstałych w następstwie wykonywania czynności kadrowych i płacowych,
• ochrona dla szkód powstałych w zakresie prowadzenia czynności doradztwa podatkowego (przy czym te rozszerzenie dotyczy określonych czynności doradztwa podatkowego zdefiniowanych zwykle przez zakłady ubezpieczeń i wykonywanych jako działalność dodatkowa biura rachunkowego, natomiast przedsiębiorcy zajmujący się zawodowo doradztwem podatkowym podlegają pod odrębne ubezpieczenie OC)
• ochrona dla szkód powstałych z tytułu prowadzenia uproszczonych form ewidencji (tzw. księgowość uproszczona),
• wspomniane ubezpieczenie OC nadwyżkowe, ponad sumę gwarancyjną polisy obowiązkowej,
• inne rozszerzenia ochrony ustalane indywidualnie, w zależności od potrzeb i zakresu działalności.

Podsumowanie

Obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego jest nie tylko wymogiem prawnym, ale przede wszystkim narzędziem budowania zaufania w relacjach z klientami i zabezpieczenia finansowego przedsiębiorstwa.

Warto rozważyć jego rozszerzenie o dodatkowe ryzyka, które realnie występują w codziennej działalności biur rachunkowych – zwłaszcza tych, które świadczą kompleksowe usługi obejmujące również sprawy kadrowo-płacowe czy doradztwo podatkowe. Takie podejście świadczy o profesjonalizmie i odpowiedzialności wobec klientów oraz partnerów biznesowych.

POWRÓT