Zgłoszenie szkody – pozornie proste

Znaczenie chwili powstania szkody

Zaistnienie szkody otwiera szereg terminów dla poszkodowanego, które biegną niezależnie od podejmowanych działań. Z tego punktu widzenia chwila powstania szkody jest decydująca dla dalszego rozwoju sytuacji poszkodowanego – rodzi bowiem liczne obowiązki oraz konsekwencje.

Pierwsze działania po zaistnieniu szkody

Pierwsze działania, jakie powinien podjąć poszkodowany po zaistnieniu szkody, również sprawca zdarzenia – faktyczny lub domniemany – to:

• Zabezpieczenie miejsca zdarzenia i mienia przed powiększeniem rozmiaru szkody,
• Udokumentowanie skutków zdarzenia,
• Ustalenie odpowiedzialnego za zdarzenie.

Często konieczne jest także zebranie podstawowego materiału dowodowego, który posłuży do wykazania zasadności roszczeń.

Rola zgłoszenia szkody

Zgłoszenie szkody do zakładu ubezpieczeń to niezbędny element rozpoczynający proces likwidacji szkody. Dopiero po zgłoszeniu rusza cała machina likwidacyjna, a ubezpieczyciel zobowiązany jest do przeprowadzenia niezbędnych czynności w celu:

• ustalenia przyczyn szkody,
• oszacowania jej rozmiaru,
• określenia należnego odszkodowania.

Co do zasady dopiero zgłoszenie szkody przenosi na zakład ubezpieczeń część obowiązków przeprowadzenia stosownych ustaleń. Ten etap jest szczególnie wrażliwy na błędy i zaniechania.

Jakie terminy obowiązują?

Niestety, nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. Można jednak pokusić się o pewną systematykę, ujmującą różne kategorie ubezpieczeń i grupując charakterystyczne dla nich terminy.

W praktyce, poza klasycznymi umowami ubezpieczenia, które zwykle utożsamiamy z ochroną mienia lub ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej, funkcjonują między innymi:

• produkty oferujące świadczenia typu assistance,
• świadczenia obejmujące pomoc prawną,
• szczególne kategorie produktów finansowych – różne odmiany gwarancji ubezpieczeniowych.

Trudności związane z terminologią

Poruszanie się w gąszczu rodzajów ubezpieczeń nie jest ułatwione przez terminologię stosowaną w regulacjach zawartych w:

• Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia (OWU),
• Przepisach prawa powszechnie obowiązujących.

Można tam napotkać zwroty ubezpieczeniowe określające stany lub okoliczności, których znaczenie mimo podobnego brzmienia w języku potocznym jest zupełnie różne ze względu na kontekst ubezpieczeniowy czy zastrzeżony dla konkretnej umowy. To właśnie definicje zawarte w OWU nadają znaczenie konkretnym pojęciom i zwrotom.

Dlaczego o tym wspominam? Aby pokazać, jak skomplikowany mechanizm decyzyjny uruchamia się już na wstępnym etapie, kiedy rozważamy – wydawałoby się – coś tak banalnego, jak zgłoszenie szkody w kontekście właściwego terminu dla tej czynności.

Gdzie szukać informacji o terminie zgłoszenia?

Uważny czytelnik mógłby zapytać, gdzie szukać informacji o terminie zgłoszenia? W pierwszym rzędzie – w ogólnych warunkach ubezpieczenia lub w szczególnych warunkach ubezpieczenia, zależnie od rodzaju umowy.

Zasadą jest, że to właśnie OWU precyzują obowiązki ubezpieczonego lub ubezpieczającego, w tym terminy zgłoszenia szkody.

Czy terminy są takie same?

Oczywiście, że nie. W zależności od rodzaju umowy oraz charakteru zdarzenia mogą różnić się znacząco – od 1 dnia roboczego, 7 dni, przez 14 dni, po sformułowania typu „niezwłocznie”, czy „nie później niż w chwili…”.

Konsekwencje spóźnienia

Ta różnorodność nie daje komfortu korzystającemu z ubezpieczenia. Trzeba również pamiętać, że poszkodowany czy szerzej uczestnik zdarzenia nie zawsze myśli o ubezpieczeniu w pierwszej kolejności. Niejednokrotnie:

• nie pamięta się o terminach,
• nie wie się, które ubezpieczenie może mieć zastosowanie,
• nie ma w danej chwili dostępu do treści warunków ubezpieczenia.

Konsekwencje spóźnienia bywają dotkliwe: od ograniczenia odpowiedzialności po jej całkowite wyłączenie, a to wszystko zgodnie z postanowieniami umowy.

Czy spieszyć się ze zgłoszeniem?

Odpowiedź brzmi: to zależy. Można powiedzieć: „śpiesz się powoli”.

Kluczem jest właściwe wykorzystanie przysługującego terminu – tak, aby z jednej strony zmieścić się w czasie, a z drugiej zebrać najistotniejsze informacje potrzebne do skutecznego zgłoszenia. To trudne, zwłaszcza w sytuacjach stresowych, ale bywa często decydujące dla dalszego przebiegu likwidacji szkody.

Fałszywe przekonania o przedawnieniu

W praktyce spotyka się błędne przekonanie, że skoro roszczenia z umowy ubezpieczenia majątkowego przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat (art. 819 k.c.), to zgłoszenie szkody można odłożyć. To mylne.

W rzeczywistości zwłoka może uniemożliwić ubezpieczycielowi ustalenie okoliczności zdarzenia oraz osoby odpowiedzialnej. To z kolei może wpłynąć na ograniczenie ochrony ubezpieczeniowej.

Czy zgłoszenie szkody jest trudne?

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku podmiotów o złożonej strukturze – np. jednostek samorządu terytorialnego (JST) – posiadających mienie w wielu lokalizacjach, pod zarządem różnych jednostek organizacyjnych, dysponujące mieniem różnego rodzaju, podlegającym różnym rygorom ubezpieczeniowym. W takich przypadkach wybór właściwego ubezpieczenia, ustalenie zakresu ochrony czy przyporządkowanie mienia bywa trudne.

Często to właśnie wstępny etap analizy i podejmowania decyzji, poprzedzający zgłoszenie szkody nadaje ton całej likwidacji i decyduje o rezultatach.

Czy późne zgłoszenie szkody zawsze przysparza problemów?

Znaczna część przypadków późnego zgłoszenia nie powoduje automatycznie negatywnych konsekwencji. Dużo zależy od:

• okoliczności konkretnego zdarzenia,
• treści zawartej umowy ubezpieczenia (w szczególności).

Przykład:

W przypadku, kiedy warunki ubezpieczenia negocjowane są przez profesjonalnego brokera kwestia terminu zgłoszenia szkody może zostać uregulowana odmiennie, niż przewiduje to ubezpieczyciel w ogólnych warunkach ubezpieczenia. Nasze autorskie programy ubezpieczenia zawierają stosowne rozwiązania, które odpowiadają również i na takie potrzeby naszych partnerów, wprowadzając korzystniejsze rozwiązania niż przeciętne warunki ubezpieczenia.

Typowe błędy przy zgłoszeniu szkody

Istnieją typowe błędy, które niosą realne ryzyko niepowodzenia podczas likwidacji szkody. Są one wynikiem pospiesznego zgłoszenia szkody bez pogłębionej analizy wymaganej przed tą czynnością. Innym razem spowodowane są przekroczeniem zastrzeżonych terminów.

Typowymi błędami związanymi ze zgłoszeniem szkody mogą być m.in.:

• zgłoszenie szkody z ubezpieczenia obowiązkowego OC posiadaczy pojazdów mechanicznych (OC p.p.m.), gdzie zdarzenie powinno być rozpatrywane z ubezpieczenia OC z tytułu wykonywanej działalności,
• zgłoszenie szkody do niewłaściwego ubezpieczyciela, który udziela ochrony ubezpieczeniowej, ale dla innej kategorii mienia, niż przedmiot szkody,
• zgłoszenia zdarzenia z umowy ubezpieczenia OC funkcjonariuszy publicznych za rażące naruszenie prawa do ubezpieczyciela, który nie obejmuje ochroną np. chwili popełnienia czynu,
• spóźnione zgłoszenie roszczenia z tytułu gwarancji ubezpieczeniowej z jednoczesnym brakiem spełnienia wszystkich wymogów formalnych,
• spóźnione zgłoszenie szkody z ubezpieczenia Auto Casco (AC), która związana jest z kradzieżą pojazdu,
• późne zgłoszenie szkody kradzieży mienia, przy jednoczesnym zaniechaniu zgłoszenia zdarzenia na policję.

Wymienione przykładowo błędy mogą być wynikiem pochopnego bądź spóźnionego zgłoszenia szkody.

Skutki wadliwie podjętej czynności mogą być różne – od tych, które ograniczają odpowiedzialność ubezpieczyciela, po te, które powodują mniejszą dolegliwość polegającą choćby na wydłużeniu procesu likwidacji szkody. Dotyczy to w szczególności takich przypadków, w których pierwotnie dokonano zgłoszenia szkody z umowy ubezpieczenia, która nie obejmuje swoim zakresem zgłaszanego zdarzenia, a następnie ponownie zgłoszono szkodę już z właściwego rodzaju ubezpieczenia. Strata czasu w takim przypadku może być najmniej dotkliwą konsekwencją.

Gorzej jest wtedy, gdy opóźnienia przybierają wymiar finansowy – kiedy to późniejsze otrzymanie odszkodowania wpływa na funkcjonowanie poszkodowanego lub zmusza do zaangażowania własnych środków, prowadząc do zachwiania równowagi finansowej.

Najpoważniejszym skutkiem, który jest szczególnie trudny do zaakceptowania, jest ten prowadzący do ograniczenia lub całkowitej odmowy wypłaty odszkodowania lub świadczenia. Pomimo, że takie konsekwencje mogą wynikać z umowy ubezpieczenia, zrozumiałe jest, że nie są one akceptowane przez poszkodowanych. Należy jednak pamiętać, że istnieją rozwiązania stosowane w produktach finansowych, które – choć wydawać by się mogło, że dotyczą drobnych naruszeń – traktują uchybienia terminom niezwykle rygorystycznie, bez możliwości wpływu na zmianę stanowiska zakładu ubezpieczeń.

Szczególne rygory – przykład gwarancji ubezpieczeniowej

Dobrym przykładem jest specyficzny produkt finansowy, jakim jest gwarancja ubezpieczeniowa. W przypadku uchybienia terminowi zastrzeżonemu w treści dokumentu gwarancji, tj. złożenia żądania wypłaty po terminie, beneficjent musi liczyć się z odmową wypłaty środków.

Podsumowanie – dlaczego terminowe i przemyślane zgłoszenie szkody ma znaczenie

Proces zgłaszania szkody, choć z pozoru prosty, wymaga:

• rozwagi,
• znajomości warunków umowy,
• umiejętności właściwego zakwalifikowania zdarzenia.

Każde opóźnienie, błąd proceduralny czy nieprecyzyjna decyzja na etapie zgłoszenia może w praktyce przełożyć się na ograniczenie ochrony, wydłużenie procesu likwidacji, a w skrajnych przypadkach – na całkowitą odmowę wypłaty świadczenia.

Dlatego tak ważne jest, aby:

• zapoznać się z warunkami ubezpieczenia i terminami wynikającymi z konkretnej umowy,
• zabezpieczyć miejsce zdarzenia i zgromadzić podstawowe dowody, zanim zostanie podjęta decyzja o sposobie zgłoszenia,
• zweryfikować właściwy rodzaj ubezpieczenia, z którego zgłoszenie powinno zostać dokonane,
• korzystać ze wsparcia profesjonalistów, szczególnie w przypadku skomplikowanych struktur organizacyjnych, takich jak JST czy przedsiębiorstwa posiadające rozbudowany majątek.

Właściwie przeprowadzony proces zgłoszenia szkody nie tylko minimalizuje ryzyko uchybień, lecz również sprawia, że cały przebieg likwidacji staje się przewidywalny i bardziej efektywny. W wielu sytuacjach to właśnie pierwsza analiza, poprzedzająca formalne zgłoszenie, stanowi o powodzeniu całego procesu.

Terminowe, świadome i kompletne zgłoszenie szkody jest więc nie tylko obowiązkiem wynikającym z umowy ubezpieczenia, ale przede wszystkim narzędziem ochrony interesów poszkodowanego – zarówno prawnych, jak i finansowych.

Manuel Puzio

Dyrektor Biura Likwidacji Szkód